Connect with us

المدونة

تحديد الأولويات وتفويض المهام

لم يسبق أن كان الناس أكثر انشغالا مما هم عليه في العصر الحديث، وعندما تصبح لديك قائمة طويلة من المهام حينها قد يشكل العمل عبئا ثقيلا عليك، في هذه الحالة قد يساعدك ترتيب الأولويات وتفويض المهام إلى أشخاص تثق بهم. في هذا المقال سنلقي نظرة على فوائد ترتيب الأولويات والتفويض كما سنقدم بعض الاقتراحات لمساعدتك على إدارة مهامك اليومية.

هناك عدة سيناريوهات يكون فيها الوقت حرجا سواء إذا كنت تتعلم مهارة جديدة أو تبدأ عملا جديدا او تدير شركتك الخاصة، ترتيب الأولويات هو مفتاح النجاح وإليك ما يفسر ذلك. إن الأولويات تتيح لك التركيز على المهام الأكثر أهمية وتجعلك تشعر بأنك تعمل لهدف واضح كما انها تخفف عنك عبء إدارة العمل من خلال تقسيمه إلى أجزاء يسهل إكمالهم، بالإضافة إلى أنها تسهل عليك العمل بالكفاءة المطلوبة وتساعدك في استثمار وقتك بذكاء وأخيرا تساعدك في تحديد مناطق المشكلة مما يتيح لك الفرصة لمراجعة المهام والتخلص منها أو تفويضها.

إذن كيف يمكنك أن تبدأ في ترتيب أولويات عملك؟ لنلقي نظرة على الطريقة التي تساعدك بها مصفوفة الأولويات Eisenhower: تتكون مصفوفة Eisenhower من 4 أقسام مبنية على الأهمية والحتمية مما يتيح لكأن تقرن إجراءاتك بأهداف محددة عبر تحيد المهمة الأكثر إلحاحا ستصبح قادرا على تنظيم عبء العمل بكفاءة ليوم أكثر إنتاجية. ابدأ بتدوين مهامك والتي قد تتضمن كتابة منشور جديد للمدونة او متابعة عميل محتمل، بعد ذلك رتب مهامك في أجزاء المصفوفة الأربعة. عن مدى أهمية المهام هو ما سيحدد أين تضعها: ستضع في جزء “عاجل وهام”؛ المهام التي يجب عليك إتمامها فورا مثل مراجعة تقرير هام يجب نشره في الحال، في قسم “هام وغير عاجل”؛ يجب أن تجدول المهام ليتم إنجازها لاحقا مثل ترتيب مكالمة أخرى مع مورد محتمل في غضون بضع أسابيع، في موضع “عاجل وغير مهم”؛ هنا تندرج المهام التي يجب تفويضها إلى أشخاص آخرين مثل جدولة مواعيد الاجتماع، وفي مكان “غير عاجل وغير مهم”؛ وهنا قد تضع مصادر الإلهاء كالخروج لشراء ديكورات المكاتب الجديدة، تلك المهام يمكن أن تحذف تماما من قائمتك. عند إكمال هذه المصفوفة حاول الحد من المهام إلى 10 مهمات في كل قسم من الأقسام الأربعة واجعل هدفك هو استكمال المهام المدرجة قبل إضافة مهام أخرى جديدة.

بمجرد ان تكون قد رتبت عبء العمل وفقا للأولويات قد يتبين لك أن الوفاء ببعض المواعيد النهائية لن يكون ممكنا من جانبك، هنا يمكن لتفويض المهام أن يكون الحل الأفضل لكن، فعبر تكليف آخرين بمسؤولية إتمام مهام محددة ضمن مشروع أكبر يمكن إنجاز العمل بكفاءة أكبر ولكن السر يكمن في أن تتذكر أن التفويض قائم على نقاط القوة لدى الآخرين، عليك أيضا التأكد أن تشرح ما هو مطلوب بوضوح للشخص الموكل بالمهمة ووضع مواعيد نهائية واضحة ومتابعة تقدم العمل بشكل دوري لتتأكد من أن الشخص الموكل يقوم بعمله بشكل جيد. عندما يتعلق الأمر بعبء العمل جرب تنفيذ بعض النصائح المذكورة في هذا المقال حتى تتمكن من زيادة إنتاجيتك وتنفيذ العمل بالمزيد من السرعة والكفاءة. فكر في عبء العمل الملقى عليك حاليا واختبر ما إذا كان بإمكان مصفوفة Eisenhower مساعدتك لتصبح أكثر إنتاجية وتنظيما في العمل.

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

Copyright © 2022 RayTech.