Connect with us

المدونة

كيف تدير وقتك بفعالية

إذا أردت أن تحسن إدارتك للوقت عليك أن تضع أهدافا لما تريد تحقيقه خلال فترة زمنية محددة وإعطاء الأولوية للمهام التي تتطلب مزيدا من الاهتمام. في هذا المقال سنحدد الأمور الأكثر شيوعا التي تسبب هدر الوقت وتؤثر سلبيا على الفعالية، بالإضافة إلى بعض النصائح والحيل البسيطة لتحسين إدارة الوقت والإنتاجية.

من أو ما الذي يسبب خسارة الوقت؟ تطرأ خلال اليوم أمور كثيرة من شأنها أن تشتت التركيز عن العمل، قد تكون أمورا بسيطة مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني أو الرد على أسئلة الزملاء أو حتى التفكير الطويل في المهام ولكن كلها تتراكم وتسبب في النهاية هدرا في الوقت. إذا كنت تعمل في مكتب جوه صاخب أو لا تملك المعدات اللازمة لأداء وظيفتك بكفاءة، قد يعني ذلك أن بيئة العمل نفسها تشتت تركيزك أو قد يعود السبب في تراجع إنتاجيتك إلى أن أجزاء أساسية من يومك تتطلب الوقت مثل التنقل من وإلى الاجتماعات، ولكن سواء كان هدر الوقت ناتجا عن المماطلة أم عوامل خارجية أم الهاءات في العمل، من المهم تحديد أسبابه أولا للتمكن من زيادة الإنتاجية.

ابدأ بتسجيل الملاحظات حول مقدار الوقت الذي تقضيه لإكمال المهام الفردية فتسجيل عدد الساعات التي تمضيها في إتمام مهامك اليومية هو خطوة شديدة الأهمية للتأكد من أنك تحقق الاستفادة القصوى في الوقت المتاح لك. حاول أن تنشئ جدولا زمنيا أو سجلا يوميا وذلك باستخدام أدوات على الأنترنت مثل جدول بيانات أو بالطريقة التقليدية عبر التدوين على مذكرة، فمفتاح النجاح هنا هو تدوين كل التفاصيل أي كل مهمة أو حالة إلهاء أو مكالمة أو فترة استراحة والأمثل هو ان تسعى إلى جمع هذه المعلومات على فترة ممتدة من الزمن مثل أسبوع أو أسبوعين للحصول على رؤية دقيقة حول كيفية استخدامك للوقت.

الخطوة التالية هي أن تتحقق من جميع عوامل الإلهاء التي كنت قد حددتها ثم أن تفكر في كيفية تقليصها، يمكن أن تساعدك أدوات الإنتاجية على الأنترنت مثل Asana، BaseCamp و Google Keep في إنشاء قوائم مهام رقمية لإدارة مهامك والتخطيط ليومك بعض هذه يتيح لك حتى تفويض المهام للآخرين أو يرسل إليك تذكيرا عندما تقترب المواعيد النهائية. من المهم أن تبقى واقعيا فمحاولة إتمام الكثير قد يؤدي إلى تراجع إنتاجيتك ويسبب لك الإحباط. ابدأ بإنشاء قائمة بالمهام ذات الأولوية سواء على الورق أو باستخدام إحدى الأدوات على الأنترنت التي ذكرناها، وفي كل مرة تضع علامة إلى جانب المهام التي أنجزتها سيكون ذلك حافزا قويا لإتمام الأمور.

إليك أفضل 5 نصائح يمكنك تطبيقها على نظامك اليومي لمساعدتك في زيادة إنتاجيتك اليومية:

أولا لا تدع تركيزك يتشتت أثناء الاجتماعات، احرص على تجنب الاجتماعات غير الضرورية التي لا تتطلب وجودك أو لا تفيدك ذلك لأن وقتك ثمين فاستثمره بذكاء، إذا كنت أنت من يحدد جداول الاجتماعات شارك مع زملائك توقعات واضحة وأعد كل المواد المرجعية مسبقا واحرص على بدء وإنهاء الاجتماعات في الوقت المحدد.

ثانيا أنشئ قوائم للمهام اليومية وحاول أن تكتسب عادة إنشاء قائمة بالأولويات لكل المهام التي عليك أن تنجزها يوميا، فقد يبدو الجلوس على مكتب طوال اليوم مثمرا ولكن إذا توقفت لمدة 5 إلى 10 دقائق كلما شعرت بالتعب هذا سيعزز تركيزك خاصة إذا مارست بعض التمارين لتليين العضلات او مشيت قليلا في المكتب وتخلص من كل ما قد يلهيك عن العمل.

ثالثا، كن واضحا أمام الآخرين بأنك تفضل ألا يقاطعك أحد.

رابعا انتقل إلى مكان مختلف من المكتب حتى تظل بعيدا عن مصادر الإلهاء.

خامسا احصل على القسط الكافي من النوم، يمكن لقلة النوم أن تؤثر على طريقتك في العمل لذلك حاول أن تنال قسطا مريحا من النوم ليلا ليجعلك مستعدا لليوم التالي.

أن تزيد إنتاجيتك لا يعني بالضرورة ان عوامل الإلهاء اليومية ستختفي كلها، ستظل مضطرا للرد على رسائل البريد الإلكتروني والإجابة عن الأسئلة وحضور الاجتماعات ولكن عليك أن تكون قادرا على العمل بأعلى مستوى من الإنتاجية بين حالة الإلهاء وغيرها.

العمل على تحسين إدارتك للوقت يمكنه أن يكون مفيدا على الصعيدين الشخصي والمهني بدءا من تقليل الضغط والحد من الأخطاء وصولا إلى زيادة إنتاجيتك، فكر في ما يسبب لك هدرا للوقت في اليوم وفكر في الخطوات التي يمكنك أن تنفذها للحد منه.

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

Copyright © 2022 RayTech.